Excel入门

Excel的文件基本上都是由画面上这些小方格所组成，而这每一个方格，我们一般称之为储存格。储存格可以用来输入资料或设定公式。此外他有一个很重要的特点，就是每一个储存格都如同地图上的坐标一样，都有一个特定的参照位置，参照位置会显示在界面的左上角，如这个格子的参照位置是D5，这个格子的参照位置是F7。

好，我们来试着建立一个简单的资料表格。我将鼠标放置在A1的储存格，并且随便输入一个标题，例如ABC公司，食品订单，你会发现这个标题文字超出了A1的储存边界，不过我们可以待会再来解决这个问题。输入好之后，我们可以按一下键盘的回车键，选取的方框就会移动到下方的储存格，我们可以接着输入表格的栏位标题，像是订单号码。这个栏位标题打好之后，我希望鼠标，能够移动到右侧的储存格，来方便输入下一个栏位的标题。

这个时候我们要按的就不是回车键，而是键盘的 tab键，这样选取框就可以向右移动了。如果你希望选取框能够向左移动的话，你可以点选键盘上的 shift 加 tab键。大家记住了吗？资料输入完毕之后，点击 tab键可以将选取框移到右边，Shift 加 tab键可以回到左边，按回车键可以往下移动。事实上你也可以直接使用键盘的上下左右的方向键，来控制选取框的移动。那接下来我花点时间来完成所有栏位标题的输入。

当我们建立好这些标题之后，你一定会觉得这些标题文字看起来很拥挤，所以接下来我们来看一下宽度高度的调整方式。在Excel内要调整单一栏宽、列高非常简单，你只要直接去拖动标题栏的间隔线，把栏位拉到你想要的高度和宽度就可以了。这里有一个实用的小技巧，就是Excel可以配合栏位的文字长度来自动调整栏宽。如：我希望F栏的宽度要刚好配合总金额这三个字的宽度，我可以直接对着F和G之间的间隔线按两下鼠标左键，栏宽就可以自动缩减。同样的道理，像A1栏位的文字超出的A栏的边界，那我只要对着A和B栏的间隔线，同样按两下鼠标左键，A栏的宽度就会自动加宽。

不过像这种大标题我们通常不会放在表格的角落，而是会放在整个表格的正中央。如果你对word软件有概念的话，你可能会想到置中对齐这个按钮。的确，我们可以使用鼠标将标题栏为框选，之后按下置中按钮来将文字对于储存格的中央，但是这个操作并没有办法将大标题移动到我想要的位置。因此在Excel表格中，我们常会使用到一个功能叫做跨栏置中，也就是先将好几个储存格进行合并之后，再将标题文字放置在合并储存格的中间。这个操作非常简单，你只要先框选打算合并的栏位，接着在上方的功能区点选跨栏位置中a按钮就可以了。此外，如果你要解除跨栏之中的效果，也只需要再按一次同一个按钮就可以还原储存格。

当然，我们也可以针对标题文字做一些简单的美化，如我可以略微放大文字，将文字套用粗体，变更储存格的背景颜色。变更文字色彩，当然我们也可以变换标题的字形。Excel甚至提供了一些简单的设计范本供你快速套用。如：我可以框选第二列的标题，并且点选储存格样式，来套用我喜欢的设计Excel课程视频。

那有许多Excel初学者常会问到一个问题，就是如何将多个栏位一次调整为相同的宽度，最简单的做法就是，你可以直接将这些宽度不一致的栏位先框选起来，接着把鼠标移动到其中任意一个间隔线的位置来进行拖动，而当你将鼠标松开之后，所有的栏位宽度就会一致了。而这个操作技巧也同样适用于略高的操作。

那接下来我们来看一下在Excel内填写数字或编号的技巧。我在订单号码的栏位下随便输入一个编号，如T001，并且按一下键盘的回车键，来跳到底下的栏位，这个时候可以选择继续手动输入第二个编号T002。或者你可以用一个更有效率的方式，就是直接将鼠标，移动到数字栏位的右下角，此时鼠标会变成一个黑色的小十字，然后你就可以按住鼠标不放来向下拖动，Excel就可以自动帮你产生一个数列。

最有趣的是，Excel还可以依据你所输入的一组数字，来自动产生相同差距的数列。举个例子，如果我希望订单号码是以奇数的方式递增，像是T001，之后为T003，再接着T005等等，那我可以在栏位内先输入好T001和T003，然后使用鼠标同时框选这两个栏位，来让Excel判断这两个数字的差距，最后我们同样拖动右下角的控制点，就可以顺利产生奇数的递增数列了。

至于日期的输入，Excel同样有一些很实用的小技巧。首先我会建议Excel的初学者，在输入日期时能够遵照Excel所能够辨识的日期格式，也就是使用斜线来隔开年月日，而不要使用其他的符号，像是逗点、小数点或使用汉字等。使用Excel的日期格式有一个好处，就是这些日期可以配合时间函数的计算。同时也可以进行日期格式的切换。那我以变换日期格式为例，如果我希望将日期的显示改由汉字或英文显示，我可以在栏位中点击鼠标右键，并且执行储存格格式，接着在对话框的左侧点选日期的类别，如此我们就可以在右侧的栏里，挑选想要的日期格式，设定好之后，按下底端的确定按钮。

那这里还一个很常见的问题，就是栏位内的资料，突然全部变成井字符号，这个原因其实是因为栏位内的文字过长，超越了栏位本身的宽度才导致的情况。解决方法也非常简单，你只要将鼠标移动到栏位上方的标题间隔线，并且按两下鼠标左键，来自动调整栏宽就可以。其实还有一个很实用的日期快速键，如果你需要在栏位中输入今天日期，你可以直接按下键盘的Ctrl加分号，再按下回车键就OK了。此外，日期也可以像一般的数值一样，可以借由拖动栏位右下角的控制点，来自动填充其他栏位的日期，甚至在旁边这个小按钮内，我们可以设定不同的填充选项，像是以月填满，以年填满等等，那我这边恢复为以数列填充，并且复制出所有的日期栏位。同时，我利用先前的储存格格式的指令来统一日期格式。

那接下来我打算在产品栏位中输入一些资料。另外也跟大家介绍一个方便的小功能，我先把上面的功能区暂时隐藏，来增加一些表格的空间。那当你在建立资料的时候，如果有一些资料是带有重复性质的，比如说我现在要输入的名称刚好是茶叶、芝麻、玉米的其中一个，那我可以在栏位中直接按下鼠标右键，并且点选从下拉式清单挑选，这样就可以从弹出的选单中选择你要的项目，省下一些资料的输入时间。OK，完成的产品来为之后，我又花了一些时间来输入了产品的单价和数量。

那最后我们来设定一个简单的Excel公式。我们以6月1号的总金额为例，如果这里是使用传统的计算器，那大家应该都会直接按45乘上30，然后按一个等于按钮就可以算出答案了。而Excel的公式跟这条算式非常接近，唯一的差别就是我们要将等于符号，改放到数值的最前面。此外，我们还要将单价和数量这两个数值更换成他们所在的参照位置，也就是将单价栏位的45更换为D3，将数量栏位的30更换为E3。这样子我们待会才能见识到Excel的神奇计算能力，那也许刚才的说明对于初学者来说有点复杂，但实际上输入时非常简单，我们来实际操作看看。

我首先点选总金额底下的第一个空白栏位，也就是F3这个储存格，接下来按一下键盘的等于符号，代表我们预备要建立公式，其实我们不需要使用键盘输入任何参照位置，只要直接使用鼠标点选，要计算的单价栏位，Excel就会自动带入他的参照位置，接着按一下键盘的乘号，也就是数字键盘的星号，在点选数量栏位，最后按下回车键就完成这个公式的建立了。那这里我们要记住一点，当我们在表格中建立公式之后，基本上表格就会直接显示公式所计算出来的答案。如果你要修改公式，你可以点选储存格之后，在上方的资料编辑列来进行公式修改，或者你也可以对着要编辑的栏位按两下鼠标左键，来编辑储存格内的公式。

Excel的公式就如同文字一样可以进行复制黏贴，而这个特性也是Excel最重要的一点，试试看，针对F3这个栏位，点选鼠标右键复制，再点选底下的F4栏位，来执行鼠标右键黏贴，那你会发现这里非常有趣，Excel并不是直接将1350这个金额复制到底下的储存格，而是将这个栏位的公式复制了下来，而且更重要的是，Excel也不是呆呆地使用原本的D3乘E3的公式，而是配合栏位的移动自动将公式修正，为D4 乘E4，所以底下的栏位也不需要逐一复制，可以参考先前复制数列和日期的方法，直接向下拖动储存格右下角的控制点，就可以一次完成所有的栏位计算。

最后我把所有的单价栏位框选起来，并且点选上面的格式，下拉选单，套用货币符号，如果你不需要多余的小数位数，你可以点选减少小数位数按钮来取消小数位数。至于总金额栏位也可以套用相同的货币格式，因为我们可以在单价栏位选取的时候，点选左上角的复制格式按钮，接着再使用鼠标框选总金额的栏位，这样子就可以将货币格式复制过去了。